Comment bien télétravailler ?

Des milliers de salariés sont amenés à rester chez eux et doivent exercer leur activité à distance. Une situation qui impose de s’adapter.

Actualité oblige, on n’aura jamais autant parlé de télétravail. Pour limiter les risques de contamination du coronavirus, de plus en plus d’entreprises invitent leurs salariés à rester chez eux pour travailler à distance, sans toujours y être bien préparés. Il suffit pourtant de suivre des règles simples pour en tirer le meilleur parti, estiment les spécialistes du secteur.

1 ● Bien s’équiper

La base: un ordinateur et un téléphone. Ou encore, pour ceux qui préfèrent, une tablette tactile: l’important étant de pouvoir utiliser les logiciels de travail habituel (tableur, traitement de texte, messagerie, outils d’entreprise, etc.) et d’accéder au réseau de l’entreprise.

Dans beaucoup de cas, votre employeur vous laissera l’usage d’un ordinateur portable qui a été spécialement configuré. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez utiliser votre équipement personnel, mais il est préférable de respecter quelques règles. À commencer par sécuriser l’appareil avec des outils de protection, mais aussi en créant sur votre ordinateur une session différente de votre environnement personnel, de manière à bien séparer activité professionnelle et usage domestique.

«J’avais déjà créé une session pour les enfants sur mon ordinateur, témoigne Nadia, qui pratique le télétravail depuis plus d’un an pour une société d’assurance. C’était facile de créer une autre session ne contenant que mes logiciels et documents de travail, et c’est plus rassurant aussi.»

Si votre appareil n’est pas équipé d’une webcam, mieux vaut y penser pour participer aux visioconférences et garder le contact visuel avec l’entreprise. 
Pensez aussi à pouvoir communiquer le plus confortablement possible: vous aurez du mal à supporter des petits écouteurs Bluetooth toute la journée. Munissez-vous alors plutôt d’un casque avec microphone intégré.

La qualité d’écoute étant aussi importante que celle du microphone, pensez à vos interlocuteurs qui préféreront évidemment écouter une voix claire et bien équilibrée. Enfin, prévoyez selon vos besoins d’autres équipements, comme un disque dur externe ou encore une imprimante, de préférence un modèle tout-en-un capable de numériser et de photocopier des documents.

2● Bien s’installer

Réservez un espace particulier à votre travail, l’idéal étant une pièce séparée. Le cas échéant, aménagez un endroit tranquille dans un coin du salon ou dans la chambre. «J’ai installé mon bureau en suivant les conseils d’un ergonome, indique Nadia: j’ai placé l’écran face aux yeux à bonne hauteur et le clavier de manière à former un angle de 45 degrés avec mes bras.» Le conseil de Nadia: investir dans un siège de bureau confortable et réglable (comptez entre 80 et 120 euros selon le modèle).

N’oubliez pas de fixer des limites en respectant des horaires précis et en évitant de faire déborder vos activités professionnelles sur votre vie privée. Arrangez-vous avec votre supérieur pour définir des plages pendant lesquels vous serez joignable et convenez de moments de pause.

3● Bien communiquer

Pour organiser des réunions sans promiscuité, rien de mieux que la visioconférence. Skype, Facetime, Google Hangouts et les solutions professionnelles de Cisco ou de Citrix sont largement mises à contribution dans ces situations. Et des outils collaboratifs comme Teams de Microsoft se trouvent un nouvel usage. De chez soi, on peut ainsi participer à des réunions en discutant par webcam interposée et en travaillant sur des documents communs. Dans ses locaux parisiens, l’industriel James Dyson continue à travailler avec ses équipes localisées à New York ou en Asie du Sud-Est grâce à sa tablette Surface Studio. «C’est un outil formidable, je peux corriger un schéma ou faire des annotations et mes actions sont immédiatement répercutées sur les postes de mes collaborateurs à l’étranger», s’enthousiasme-t-il.

Compte tenu du contexte actuel, des entreprises proposent gratuitement l’accès à leur plateforme de travail à distance. C’est notamment le cas de Klaxoon, qui offre trois mois d’essai gratuit à ses outils de télétravail, et de la start-up Livestorm, qui a enregistré une explosion du nombre d’inscriptions provenant d’entreprises françaises et italiennes depuis le mois dernier, et qui offre ses services de visioconférence gratuitement «jusqu’à ce que l’épidémie se résorbe».

4● Bien se protéger

Le télétravail impose aussi de respecter les règles de sécurité les plus élémentaires. Surtout pour les activités sensibles comme celles qui portent sur les données financières ou sur des informations confidentielles. Dans l’entreprise, les responsables informatiques mettent en place des dispositifs pour éviter les risques de piratage ou d’espionnage. Hors des murs, il faudra veiller à prendre toutes les précautions pour conserver un niveau de sécurité maximum. «Une fois les ordinateurs et terminaux mobiles sortis de l’infrastructure réseau de la société et connectés à un nouveau réseau Wi-Fi, le risque de piratage des données de l’entreprise grandit», observe l’éditeur de logiciels de sécurité Kaspersky, qui propose une série de mesures à respecter pour réduire les risques.

D’abord, fournir un VPN aux collaborateurs, c’est-à-dire un réseau privé qui permet de se connecter de manière sécurisée. Il faudra en outre «restreindre les droits d’accès des personnes ayant possibilité de se connecter au réseau de l’entreprise». Ensuite, protéger les ordinateurs, tablettes et smartphones des employés à l’aide d’outils spécialisés et s’assurer que les mises à jour du système et des applications ont bien été effectuées.

Enfin, l’éditeur insiste sur la sensibilisation des équipes aux messages suspects et aux pièces jointes douteuses. «Les entreprises doivent veiller à ce que les employés qui télétravaillent fassent preuve de prudence et soient conscients des risques que peuvent engendrer des habitudes de travail non conformes en matière de sécurité informatique», souligne Ivan Kwiatkowski, qui met en garde sur les faux documents concernant le coronavirus, qui cachent des logiciels malveillants…

À la maison, on est plus efficace
Contrairement à une idée répandue, le télétravail rend l’employé plus efficace. C’est l’une des conclusions de l’enquête menée par l’éditeur de logiciels de ressources humaines Protime auprès de 500 salariés européens. D’abord parce qu’il abolit le problème des transports et de la durée des trajets entre le domicile et le bureau, ce qui permet au salarié de gagner du temps qu’il peut consacrer à son travail. Ensuite, parce que le télétravail facilite la concentration: finie l’énergie dépensée et le temps perdu dans des réunions improductives ou autour de la machine à café.

À la maison, on travaille «en fonction des besoins réels et non plus de conventions sociales de l’entreprise», précise l’étude qui observe que «les outils de communication actuels pallient en grande partie la nécessité d’un face-à-face présentiel». Enfin, les employés qui s’organisent pour travailler à domicile peuvent planifier eux-mêmes leurs horaires, mieux concilier leur vie personnelle et leur vie professionnelle, et «bénéficier d’un cadre de travail plus confortable et plus calme». Ce qui en fait aussi des employés heureux! Une aubaine, car «des employés épanouis restent plus longtemps dans la même entreprise», ce qui est bon pour la stabilité de la société et pour sa productivité…

«Il faut garder une connexion informelle avec ses collègues»
Matthieu Beucher, PDG de Klaxoon, éditeur de logiciels collaboratifs, livre ses conseils pour se préparer au mieux.

Matthieu BEUCHER. - Ce qu’on observe, c’est que les employés qui sont amenés à télétravailler perdent parfois leurs repères: ils n’ont plus connaissance des petits ou grands événements qui marquent la vie de l’entreprise. Il faut recréer des rituels, en particulier réserver un moment dans la journée ou dans la semaine pour faire un point avec son équipe, entre 30 à 45 minutes, même s’il n’y a pas de projet spécial en cours. Un moment qui permet à chacun de pouvoir s’exprimer et d’écouter les autres. Et puis, c’est important quand on travaille chez soi de pouvoir continuer à voir ses collègues. De plus en plus d’employés en télétravail gardent leur caméra ouverte sur les locaux de l’entreprise, sur un open space, pour suivre ce qui se passe dans l’environnement de travail. Ils gardent ainsi une connexion informelle avec les collègues et le reste de l’équipe.

Faut-il s’équiper d’un matériel spécial pour bien télétravailler?

Déjà, on en fait beaucoup avec un ordinateur et un téléphone. Il faut aussi une bonne connexion à internet. On couvre alors 90% des besoins pour les métiers les plus répandus. Les équipements ont fait de gros progrès ces dernières années, et les logiciels aussi. Plus besoin d’installer d’application compliquée: à partir d’un simple navigateur web on accède aux outils indispensables. C’est plus facile à utiliser et moins consommateur en ressource. Ces outils ne servent pas qu’à la visioconférence: ils affichent notamment des tableaux de bord pour voir en un clin d’œil l’état des travaux en cours, ce qui permet de rester tout le temps informé, même si on a manqué une réunion: à la réunion suivante, tout le monde est sur le même niveau, c’est plus efficace et les échanges sont plus fructueux.

Comment éviter que le travail à la maison empiète sur la vie privée?

Si on travaille ponctuellement chez soi, pendant peu de temps, on peut s’installer n’importe où. Mais sur le long terme, il est vivement recommandé d’avoir un espace dédié, un endroit à part où l’on va pour travailler. On doit se retrouver au calme, à l’écart de la vie familiale, comme quand on est étudiant et qu’on doit potasser ses révisions. C’est aussi un moyen de faire passer le message aux amis et à la famille. Et puis, il faut fixer des rythmes clairs et s’y astreindre. Il est préférable de démarrer, de s’arrêter à telle heure, et de faire une pause à telle heure. Il ne s’agit pas seulement de préserver sa santé, mais de se rassurer aussi: en définissant un cadre, chacun peut savoir s’il travaille bien et être satisfait de sa journée.

source : le figaro tech